Med fakturerings-tilkøbsmodulet opretter PlanA en fakturapost for alle besøg, der lægges i kalenderen. Fakturaposten samler alle oplysninger om besøget som grundlag for fakturering.
Faktureringsposterne kan ses under Fakturering-fanen, og der er fire typer poster:
- Poster for uafklarede besøg : De poster, hvor det tilsvarende besøgs status er uafklaret: Dvs. det er hverken markeret gennemført eller aflyst
- Poster klar til godkendelse : det tilsvarende besøg hos kunden er markeret gennemført eller aflyst
- Poster godkendt til fakturering : De poster, som i faktureringsfanen er markeret godkendt
- Videreførte poster : De poster som allerede er sendt til fakturering
Arbejdsgangen går fra 1) til 4). Dvs. først kigger man på posterne for uafklarede besøg og forholder sig til, om besøgene faktisk blev gennemført eller ej. Dernæst godkender man de poster, der skal faktureres. Så eksporterer man de godkendte poster til det eksterne regnskabssystem i form af en Excel-læsbar fil, og til sidst markerer man posterne videreført.
Knapperne til at flytte posterne fra én tilstand til en anden findes i øverste højre hjørne i fakturering-fanen. Her er desuden en knap til at opdatere poster, som kan bruges til at gennemtvinge en hurtigere opdatering, hvis man har ændret på en aftale eller et besøg.
Hver post gemmer alle relevante oplysninger om besøget, fx:
- Dato
- Borger
- Visiteret tid (fra serviceaftalen)
- Planlagt tid (fra kalenderen)
- Udførende medarbejder
- Debitor (læs mere om debitorer på særskilt hjælpeark)
- Besøgets status (gennemført, aflyst rettidigt, aflyst for sent)
- Flyttet? (efter borgers ønske/efter kontorets ønske)
- Takst
- Pris
Det kan konfigureres, hvilke konkrete oplysninger der vises og eksporteres.
Fx kan man sætte forskellige konfigurationer op til forskellige debitorer. Man kan så sortere tabellen med fakturaposter efter debitor, markere alle poster til en given debitor og eksportere netop de oplysninger om dem, som den pågældende debitor kræver.
