Organisatorisk niveau (område)

Hvis I har flere afdelinger, fx Århus og København, og I gerne vil skærme data fra de to afdelinger fra hinanden, så kan man oprette et område (også kaldet organisatorisk niveau) til hver afdeling.

Det gør man under Administrationsfanen og underfanen Organisatorisk niveau.

Herefter kan man tilknytte sine Århus-kunder til området Århus og København-kunderne til området København. Når man så logger ind på Århus-niveauet, så kan man kun se Århus-kunderne og ikke dem fra København.

• Klik i Område-feltet og vælg det område, som kunden hører til (skal udfyldes).

Navn og øvrige oplysninger

• Indtast kundens navn i Navne-feltet (skal udfyldes)
• Indtast evt. telefonnummer eller øvrige oplysninger, der er brug for (flere felter kan sættes op efter ønske)
• Hvis I har faktura-modulet, så skal du også vælge en standard-debitor til kunden

Adresse(r)

Gå derefter over til underfanen Detaljer. Her skal du indtaste kundens adresse.

• Indtast kundens adresse i den øverste adresselinje og klik på Find GPS-adresse.
• Hvis PlanA kan genkende den indtastede adresse, dukker den op i linjen nedenunder.
• Tjek at denne GPS-adresse er rigtig! Den bruges til at beregne kørselstid ud fra, så vej, nummer og by skal fremgå, mens etage og lignende ikke er nødvendigt (alle oplysninger i den øverste linje sendes ud til medarbejderen i web app’en). Sæt flueben ved Anvend disse adresser.
• OBS: Hvis GPS-adressen er forkert eller slet ikke kan findes, så slet alt andet end vej, nummer og by fra den indtastede adresse, og klik på Find GPS-adresse igen. Hvis det hjalp, så sæt flueben – og skriv så de slettede detaljer ind i øverste linje igen. Hvis det ikke hjalp, så findes den indtastede adresse ikke i Google endnu, og så kan du kontakte os.

Hvis kunden ofte er på en anden adresse, kan du oprette en midlertidig adresse på samme måde. Når adresserne er oprettet, kan du fortælle PlanA, at kunden befinder sig på den midlertidige adresse, ved at åbne kunden igen og oprette et adresseskift: Udfyld datoer og så evt. tidspunkter og vælg hvilken adresse, kunden befinder sig på i denne periode:

Fraværsperioder

Hvis en kunde skal have en pause i sine ydelser i en periode, kan du oprette en fraværsperiode. Det betyder, at kundens ydelser forbliver i grundplanen men automatisk pauseres i fraværsperioden, så de ikke ryger over i dag-til-dag-kalenderen og ud til de udkørende medarbejdere i web app’en. Når perioden er slut, dukker de automatisk op igen.

Gå ind på underfanen Fraværsperioder og klik på Tilføj-knappen:

Her indtaster du start- og slutdato og derefter evt. start- og sluttidspunkter og evt. årsagen til kundens fravær. Klik på Opdatér-knappen til sidst – eller Tilføj-knappen, hvis du vil oprette flere fraværsperioder.

Når du vil oprette en ny serviceaftale, åbner du kundens stamkort og klikker Opret. (Hvordan du bagefter lægger den i rullet, kan du læse om her: https://docs.plana.alexandra.dk/docs/opret-serviceaftale/).

Afhængig af hvilken version af PlanA du kører, har stamkortet forskellige felter. Grundelementerne er dog disse:

• Beskrivelse:

Her beskriver du, hvad der skal gøres hos borgeren. Dobbeltklik i feltet, hvis du har brug for flere linjer. Alt hvad du skriver her, vil kunne ses på telefonen, når medarbejderen er ude hos borgeren.

• Type:

Her vælger du, hvor tit ydelsen skal leveres.

• Ugedage:

Hvis ydelsen skal leveres flere gange om ugen, sætter du flueben i de ugedage, hvor ydelsen skal leveres.

Hvis ydelsen skal leveres med én eller flere ugers mellemrum, sætter du flueben i de ugedage, hvor ydelsen må ligge. Det er IKKE her du vælger, hvornår du faktisk besøger kunden. PlanA vil give en advarsel, hvis du senere lægger serviceaftalen i rullet på en ugedag, som ikke er krydset af. Sæt derfor kryds i så mange ugedage som muligt.

• Aftalt tidsrum:

Her vælger du det tidsrum, som ydelsen skal leveres inden for. Det er heller ikke her, du vælger hvornår du faktisk besøger kunden. PlanA vil give en advarsel, hvis du senere lægger serviceaftalen i rullet på et tidspunkt, som ligger uden for det aftalte tidsrum. Vælg derfor så bredt et tidsrum som muligt. NB: Bare skriv cifrene i tidspunkterne, PlanA indsætter selv et kolon.

• Varighed:

Her vælger du hvor lang tid du sætter af til at udføre ydelsen.

Her er et eksempel på en serviceaftale, der skal udføres hver dag i tidsrummet 7 til 10, om som planlægges til at tage 25 minutter:

Hvis der skal to medarbejdere til at udføre ydelsen, vælger du 2 i feltet Medarb.
Er det en tilkøbsydelse, som kunden selv betaler, sætter du flueben i Tilkøb.
Hvis det altid tager lidt tid at finde parkering hos denne kunde, kan du indsætte nogle minutter til parkering i feltet P-tid.

• Vælg det område, medarbejderen er tilknyttet, og vælg den eller de roller, medarbejderen har. Man skal have mindst en rolle og tilknyttes mindst et område.
• Indtast navn. Indtast så adresse i den øverste adresselinje og klik på Find GPS-adresse.
• Hvis PlanA kan genkende den indtastede adresse, dukker den op i linjen nedenunder.
• Tjek at denne GPS-adresse er rigtig! Den bruges til at beregne kørselstid ud fra, så vej, nummer og by skal fremgå, mens etage og lignende ikke er nødvendigt (alle oplysninger i den øverste linje sendes ud til medarbejderen via app’en). Sæt flueben ved Anvend disse adresser.
• Hvis GPS-adressen er forkert eller slet ikke kan findes, så slet alt andet end vej, nummer og by fra den indtastede adresse, og klik på Find GPS-adresse igen. Hvis det hjalp, så sæt flueben – og skriv så de slettede detaljer ind i øverste linje igen.

Arbejdstiderne bruges visuelt i kørelisten og er markeret i medarbejderens rute. Hvis medarbejderen har et flerugers arbejdsrul med forskellige arbejdstider, så klik på + ved siden af ”Uge 1”-fanen.

• Klik Opret-knappen nederst, og indtast derefter et brugernavn og kodeord for medarbejderen i det vindue, der dukker op. Herefter kan den nye medarbejder logge ind.

Vælg et område til din nye rute og giv ruten et navn. Vi anbefaler, at du ikke bruger en medarbejders navn men i stedet navngiver ud fra fx geografi. Fx ”Århus 01”.

Du kan vælge at tilknytte en fast medarbejder på ruten – men du behøver ikke gøre det.

Hvis du vil tilknytter en fast medarbejder til ruten allerede nu, klikker du i rullemenuen og vælger en medarbejder; det vil fremgå, hvem der allerede er sat på en rute:

Du skal vælge rutens aktive tidsrum (brug : til at adkille time- og minuttal, fx 08:00), og du skal også vælge, om det er en hverdags- eller weekendrute. Endelig skal du vælge rutens transportform (bil, cykel, gående).

Klik også i Farve-feltet og vælg en farve. Lyse farver giver bedst læselighed.

Du har også mulighed for at vælge, om ruten har en start- eller slutadresse. Her kan du vælge enten at bruge den tilknyttede medarbejders hjemmeadresse eller rutens “egen” adresse:

Hvis du vælger rutens egen adresse, vælger du nedenfor den relevante organisatoriske enhed:

OBS: Disse organisatoriske enheder er defineret under Administrationsfanen og underfanen “Intern tid”.

Du kan lægge en serviceaftale i grundplanen på tre måder. Først den nemmeste:

Læg i grundplanen fra borgertabellen

Gå ind på Planlægningsfanen og vælg Grundplan-visningen:

Find den eller de ruter frem via rutevælgeren, som du vil lægge ydelsen ind på. Fremsøg den relevante borger i borgertabellen nederst:

Klik på den relevante ydelse i tabellen, klik og hold museknappen nede på den og træk den op på den rute og det tidspunkt, hvor grundplansbesøget skal ligge.

Besøget arver automatisk den frekvens og varighed, som er defineret i serviceydelsen. Hvis du vil ændre på det, kan du dobbeltklikke på besøget bagefter og redigere det.

Her er et eksempel, hvor der oprettes et grundplansbesøg for ydelsen på Århus rute 02, kl. 8:00, af 30 minutters varighed, som skal udføres 1 gang hver uge, og som har startdato 2/11 2023 :

Når et besøg er lagt i grundplanen, rulles det automatisk ud til dag-til-dag-kalenderen. Du skal ikke gøre noget, medmindre der er ændringer i forhold til det normale tidspunkt (som er defineret i grundplanen).

Læg i grundplanen fra ruteplanen

En anden måde at lægge et besøg i grundplanen er sådan:

Vælg grundplansvisningen på Planlægningsfanen. Dobbeltklik direkte i ruten på det tidspunkt, hvor du vil oprette et grundplansbesøg. Så dukker et dialogvindue op, hvor du først vælger den relevante borger:

Herefter trykker du på “Tilføj”-knappen nederst, og du vælger så den relevante serviceaftale og kan indsætte den ønskede frekvens, varighed og startdato. Her er der valgt hver 2. uge, 30 minutter og startdato 2/11 2023:

Læg i grundplanen via serviceaftalen

Den sidste måde at lægge en serviceaftale i grundplanen er som følger.

Find kunden i Kunde-fanen og dobbeltklik på serviceaftalen. Hvis ydelsen skal leveres med én eller flere ugers mellemrum, kunne det se sådan ud:

Klik på knappen “Tilføj til grundplan” nederst for at oprette et besøg i grundplanen for denne ydelse. Så åbner en rullemenu, hvor du vælger hvilken frekvens, grundplandsbesøget skal have:

Udfyld derefter de næste felter, fx tidspunkt, rute, varighed og startdato.

Hvis grundplansbesøget ikke skal have samme frekvens som serviceaftalen

Grundplansbesøget behøver ikke have samme frekvens som ydelsen; det kan jo fx være, at du vil lave to forskellige grundplansbesøg, som til sammen opfylder den frekvens og visiterede tid, som er defineret i ydelsen.

Grundplansbesøg der skal udføres flere gange om ugen

Hvis ydelsen skal leveres flere gange om ugen, ser det cirka sådan ud, skal du vælge frekvensen “Hver dag” / “Udvalgte dage”. Så får du mulighed for at vinge de ugedage af, hvor besøget skal udføres:

Samme besøg men på forskellige tidspunkter i løbet af ugen

Hvis grundplansbesøget skal ligge på forskellige tidspunkter hen over ugens dage (eller have en anden varighed end standardvarigheden), skal du dobbeltklikke i de grå felter ud for Man, Tirs, Ons osv. Her kan du så skrive et andet tidspunkt/varighed ind. Det mønster du har valgt, vil blive gentaget hver uge.

Dag-til-dag-kalenderen er den “faktiske” plan, som udføres af medarbejderne hver dag.

Når et besøg er lagt i grundplanen, rulles det automatisk ud til dag-til-dag-kalenderen om morgenen den dag, det skal udføres. Du skal ikke gøre noget, medmindre der er ændringer i forhold til det normale tidspunkt, som er defineret i grundplanen.

Enkeltstående ændringer skal derfor laves i dag-til-dag-kalenderen. Her er et eksempel:

Sigrid Mikkelsens rengøring ligger i grundplanen hver 3. uge kl. 11 om tirsdagen. Derfor rulles besøget automatisk ud til dag-til-dag-kalenderen hver tredje tirsdag om morgenen, kort før ruten starter.

Men lige i næste uge vil du gerne flytte rengøringen til om mandagen, fordi der er kommet et andet besøg i vejen.

• Gå ind på Planlægningsfanen og find den ruten frem
• Vælg visningen Dag-til-dag-kalender
• Gå frem til den relevante uge/dato

Så får du et billede af, hvordan ruteplanen lige nu ser ud til at blive. Dvs. du ser:

• Alle grundplansbesøg, som der ikke er rykket ved
• Alle de ændringer, som er lavet på den konkrete dag i dag-til-dag-kalenderen

Grundplansbesøg har ingen sort kant; besøg i dag-til-dag-kalenderen har en sort kant og en farvet bjælke til højre. (Bjælkens farve fortæller hvilken status de har; fx om de er gennemført).

På billedet ovenfor ser du:

• De røde besøg uden sort kant er fra grundplanen; dem er der ikke blevet rykket ved
• De tre nederste røde besøg mandag med sort kant er fra dag-til-dag-kalenderen, fordi de denne dag er blevet flyttet rundt
• Det grønne besøg tirsdag med sort kant er fra dag-til-dag-kalenderen, fordi det denne dag er rykket fra den grønne rute og ind på den røde rute

Sigrid Mikkelsens rengøring ligger kl. 11 tirsdag den 6/2. For at flytte kun dette specifikke besøg tager du fat i det med musen og flytter det over på mandag den 5/2:

Besøget har nu fået en sort kant og en blå bjælke, fordi det nu er lagt over i dag-til-dag-kalenderen denne specifikke dag.

Hvis du i stedet vil flytte besøget i grundplanen og dermed lave en permanent ændring, som vil slå igennem på alle besøg fremadrettet, skal du i toppen af vinduet vælge visningen Grundplan. Så ser du grundplanen – og du kan se, at her ligger besøget stadig om tirsdagen:

Hvis du nu tager fat i besøget og rykker det, vil du ændre i grundplanen, ikke dag-til-dag-kalenderen. Fx kan vi rykke det til kl. 11:30:

Fremadrettet vil besøget dermed automatisk blive overført til dag-til-dag-kalenderen hver tredje tirsdag kl. 11:30.

Dog ikke netop den 6. februar, for vi har jo lige overført dette specifikke besøg til den 5. februar. Derfor ligger det stadig her i dag-til-dag-kalenderen:

Skift dag: Alt + piletaster
Skift uge: Alt + pgup / pgdown

Zoom i planlægningsfanen

Zoom ind og ud i tid: Shift + scroll med mus

Gem og luk dialog

Gem og luk dialog (fx ved redigering af serviceaftale): Ctrl + enter
Luk dialog: Escape

Adskil fane

Adskil fane fra resten (kan fx flyttes til ny skærm): Dobbeltklik på fanen
Flyt fanen tilbage på plads: Luk fanen

Besøgsstatus i dag-til-dag kalender – den farvede bjælke i højre side af besøget

Grøn: Besøget er gennemført og ligger før det aktuelle tidspunkt
Rød: Besøget er ikke gennemført og ligger før det aktuelle tidspunkt
Blå: Besøget er planlagt og ligger efter det aktuelle tidspunkt

Transportmiddel og afløser

Ikon i ruterubrikken viser rutens transportform, som bruges til udregning af vejtid:

Bil, cykel eller gående

Afløser

Hvis der er afløser på ruten vises en * ved navnet

Frekvens

Tal i cirkel: Besøget skal udføres hver x. dag
Tal i firkant: Besøget skal udføres hver x. uge

Særlige symboler på besøg – ses foran navnet

* : Besøg findes kun i dag-til-dag kalender
! : Besøg er en enkeltaftale

Advarsler og i-ikon

Advarselstrekant: Blokerer ikke for handlinger men viser, at noget kan være uheldigt planlagt (fx et besøg udenfor en serviceaftales tidsrum)

i-ikon: Giver mere information ved at køre musen over

• Vælg i listen øverst til venstre hvilken rutegruppe (eller enkeltrute) du vil se.
• Fører du musen hen over et besøg, dukker et lille i med en cirkel op på det. Før musen hen over i’et for at se flere detaljer om besøget.
• Ved at højreklikke på et besøg kan du fx sætte besøgets status, åbne borgerens stamkort eller kalender, eller markere, at det er blevet flyttet fra sin normale placering efter borgerens ønske.
• Skift det tidsrum du kigger på ved at rulle med musehjulet (eller ved at klikke på et klokkeslet ude til venstre ca. i midten af billedet og trække op eller ned med museknappen holdt inde)
• Zoom ind og ud ved at holde SHIFT-tasten inde og rulle med musehjulet (eller klik på et klokkeslet i toppen eller bunden ude til venstre og træk op eller ned)
• Du kan se komme til at se ruteplaner for to datoer på samme tid ved at vælge RR-visningen nederst
• Ved at højreklikke på en ruterubrik øverst kan du sætte en afløser på ruten. Du kan også se medarbejderens stamblad.
• Hvis du er på Dag-til-dag-kalenderen og højreklikker på en ruterubrik, kan du vælge Se grundplan. Så dukker en ekstra kolonne op for alle ruter, som viser grundplanen. Hvis du nu holder ALT-knappen nede og klikker på et kalenderbesøg, så markeres det tilsvarende rulbesøg.
• Du kan se en vilkårlig borgers kalender ved at vælge RB-visningen nederst og vælge borgeren i borgertabellen.
• Hold musen hen over en advarselstrekant for at se hvad den betyder.
• Et kalenderbesøgs status kan ses af den farvede bjælke til højre. Grøn betyder gennemført. Rød at det stadig har en uafklaret status, selvom det burde være gennemført på det aktuelle tidspunkt. Blå betyder, at det endnu ikke er gennemført. Et aflyst besøg er hvidt (fx Gerda Iversen ovenfor).
• Et lille tal x i en hvid firkant viser, at besøget udføres med x ugers mellemrum.

Den viser dig også, om du har planlagt minutterne på de tider af døgnet, som visitationen ønsker (dag/aften/nat).

Hvis du holder musen over en af de beregnede opfyldelsesgrader, så får du mere information om den:

Hvis du har planlagt lige præcis så mange minutter, som er bestemt af serviceaftalen, bliver opfyldelsesgraden grøn. Hvis du har planlagt for få minutter, bliver den gul. Hvis du har planlagt for mange minutter, vil den blive rød:

• Kun besøg i grundplanen tælles med
• Det er besøgets tidspunkt som afgør, om besøgets minutter tælles med i dag-, aften- eller nattevagten – ikke serviceaftalens tilladte tidsrum

Eksempler:

• Serviceaftalen siger “1 gange 35 minutter hver uge”.
  Der er lagt 7 minutter i grundplanen hver dag svarende til 35 minutter på en uge.
  Derfor siger opfyldelsesgraden “35/35” – altså 35 minutter ud af de visiterede 35 minutter er planlagt.
  

• Serviceaftalen siger “10 minutter i dagvagten og 20 minutter i aftenvagten hver dag”.
  Der er lagt et grundplansbesøg på 10 minutter hver morgen kl. 8.00 og et grundplansbesøg på 15 minutter hver dag kl. 15.30.
  Hvis kl. 15.30 er i jeres aftenvagt, siger opfyldelsesgraden “Da: 10/10, Af: 15/20”. Hvis det er i jeres dagvagt, siger opfyldelsesgraden “Da: 25/10, Af: 0/20”. (Se nederst angående inddeling af døgnet).
  

• Serviceaftalen siger “30 minutter i dagvagten hver uge”.
  Der er lagt et grundplansbesøg kl. 21 på 10 minutter hver dag.
  Opfyldelsesgraden siger “Da: 0/30, Af: 70/0”, fordi der er planlagt 70 minutter i aftenvagten, selvom der er visiteret 0 minutter om aftenen, og fordi der ikke er planlagt minutter i dagvagten, selvom der er visiteret 30.
  

OBS. Inddelingen af døgnet i dag-, aften- og nattevagt kan konfigureres efter ønske. Som udgangspunkt er de defineret sådan:

• Dag: 7:00-14:59
• Aften: 15:00-22:59
• Nat: 23:00-06:59

Denne inddeling har kun betydning for beregningen af opfyldelsesgraden.

Grundplansbesøget gentages automatisk på samme tidspunkt, men det er muligt at lade et grundplansbesøg falde på forskellige tidspunkter hen over ugens dage. Fx kan det ligge på ”Århus rute 04” kl. 8:00 alle hverdage bortset fra onsdag, hvor det ligger kl. 8.25.

Det styrer du ved først at dobbeltklikke på grundplansbesøget. Ud for “Afvigelser” dobbeltklikker du herefter i det grå felt ved den pågældende ugedag og redigerer tidspunktet:

De ugedage, hvis starttidspunkt afviger fra ”standardstarttidspunktet”, vil have en særstatus, og de er markeret i ruteplanen med et ! foran tidspunktet:

Hvis du med musen trækker i et rulbesøg, som ligger på en af disse ugedage med et særligt starttidspunkt, så er det kun denne ugedags rulbesøg, du ændrer. Fx alle tirsdage fremover i eksemplet ovenfor. Standardtidspunktet ændres ikke for mandage, onsdage, torsdage osv.

Hvis du derimod trækker et besøg, som ligger på en af de normale ugedage med standardstarttidspunkt, så flytter du samtidig på alle de andre ugedages rulbesøg med samme starttidspunkt.

Hvis grundplansbesøget igen skal ligge på samme tidspunkt alle ugedagene, så kan du åbne grundplansbesøget igen og herefter dobbeltklikke på de særlige tidspunkter; så nulstilles de.

En anden måde

Hvis du højreklikker på et dagligt grundplansbesøg på en specifik ugedag og vælger “Lad starttid afvige fra standard (ugedag)”, så kan du herefter trække det hen til den ønskede starttid, uden at ugens øvrige grundplansbesøg flytter med:

For igen at lade det følge de andre og få samme starttid, kan du nu højreklikke på det og vælge ”Lad starttid følge standard”.