Ydelser, der skal leveres hver n’te dag hos borgeren (eksempelvis hver 2. dag eller hver 3. dag), er anderledes end andre ydelser, fordi de falder på forskellige ugedage fra uge til uge. Den slags “n’te dags besøg” rammer derfor både hverdage og weekender.

Hvis man eksempelvis lægger dem ind på en hverdagsrute, vil der dukke “spøgelsesbesøg” op på ruten i weekenden, og hvis man lægger dem på en weekendrute, dukker der spøgelsesbesøg op i hverdagene.

Disse tilbagevendende spøgelsesbesøg skal så manuelt håndteres, og der er risiko for fejl.

Med modulet Besøg hver n’te dag er det meget nemmere og langt mere intuitivt for planlæggeren at lægge n’te dags-besøg i grundplanen. Samtidig bliver det nemmere at se, om man har disponeret det rigtige antal minutter.

Hvad kan man med modulet?

Hvis du lægger n’te dags-besøg ind på en hverdagsrute, så dukker besøgene kun op på hverdage. Tilsvarende med weekendruter.

Det vil sige, at et besøg med frekvens hver n’te dag kun optræder på ruten i grundplanen på de dage, hvor ruten er aktiv.

For en n’te dags ydelse kan man således lægge ét besøg i grundplanen på en hverdagsrute og ét besøg i grundplanen på en weekendrute, uden at der dukker spøgelsesbesøg op på forkerte ugedage, som efterfølgende skal håndteres manuelt.

Samtidig vil opfyldelsesgraden blive regnet rigtigt ud, så planlæggeren nemt får overblik over de disponerede minutter.

Eksempel

Et besøg med frekvens hver 3. dag vil normalt også dukke op om søndagen, hvis du lægger det på en hverdagsrute mandag og torsdag – selvom ruten ikke er aktiv i weekenden (grå felter):

Tilsvarende vil det dukke op på mandage og torsdage, hvis du lægger det søndag på en weekendrute, selvom ruten ikke er aktiv i hverdagene:

Med dette modul vil der ikke dukke disse spøgelsesbesøg op. Der lægges kun besøg ind på de dage, hvor ruten er aktiv:

Med fakturerings-tilkøbsmodulet samler PlanA alle oplysninger om alle leverede ydelser (besøg), så de kan eksporteres og bruges som grundlag for fakturering.

PlanA beregner bl.a. prisen for hvert udført besøg. Det kræver, at systemet for alle besøg skal kende den timepris, som netop dette besøg skal afregnes til.

Timeprisen afhænger af om det er personlig pleje eller praktisk hjælp, hverdag eller weekend, dagtimer eller aften, privatbetalt eller visiteret, osv.

Forestil dig, at du skulle udfylde dette skema for jeres virksomhed: hvor mange linjer har du brug for for at få alle jeres timepriser lagt ind?

I PlanA lægges timepriserne ind i de såkaldte debitorkategorier. Hver debitorkategori i tabellen herunder svarer til en linje i skemaet ovenfor:

Giv hver debitorkategori det ID, som den tilsvarende debitor har i jeres eksterne faktureringssystem. Så kan PlanA holde styr på, hvem der skal betale.

Hver serviceaftale kan nu tilknyttes en debitorkategori. Det betyder, at alle besøg tilhørende en serviceaftale afregnes efter serviceaftalens debitorkategori. Når du åbner serviceaftalen, kan du vælge en debitorkategori:

PlanA finder selv ud af, om det er hverdags-, lørdags, søn-/helligdagstaksten der skal bruges. Det kommer an på, hvornår hvert besøg ligger. Nogle timepriser er ens.

Du behøver ikke tilknytte en debitorkategori til alle serviceaftaler: Tilknyt en debitorkategori til hver borger. Hvis en serviceaftale ikke har en debitorkategori, bruges borgerens debitorkategori.

Hvis en borger fx har 4 aftaler, der skal afregnes som personlig pleje i dagtimerne, og kun 1 aftale der skal afregnes som personlig pleje om aftenen, så kunne man lade borgerens debitorkategori være personlig pleje i dagtimerne. Så bliver den standard, og det er kun nødvendigt at tilknytte en anden debitorkategori til den ene aftenaftale.

Privatbetalte serviceaftaler skal have et flueben i ”Egenbetaling”-feltet. Det betyder, at de afregnes til timeprisen under ”privatbetaling” i aftalens/borgerens debitorkategori.

Faktureringsposterne kan ses under Fakturering-fanen, og der er fire typer poster:

1. Poster for uafklarede besøg : De poster, hvor det tilsvarende besøgs status er uafklaret: Dvs. det er hverken markeret gennemført eller aflyst
2. Poster klar til godkendelse : det tilsvarende besøg hos kunden er markeret gennemført eller aflyst
3. Poster godkendt til fakturering : De poster, som i faktureringsfanen er markeret godkendt
4. Videreførte poster : De poster som allerede er sendt til fakturering

Arbejdsgangen går fra 1) til 4). Dvs. først kigger man på posterne for uafklarede besøg og forholder sig til, om besøgene faktisk blev gennemført eller ej. Dernæst godkender man de poster, der skal faktureres. Så eksporterer man de godkendte poster til det eksterne regnskabssystem i form af en Excel-læsbar fil, og til sidst markerer man posterne videreført.

Knapperne til at flytte posterne fra én tilstand til en anden findes i øverste højre hjørne i fakturering-fanen. Her er desuden en knap til at opdatere poster, som kan bruges til at gennemtvinge en hurtigere opdatering, hvis man har ændret på en aftale eller et besøg.

Hver post gemmer alle relevante oplysninger om besøget, fx:

• Dato
• Borger
• Visiteret tid (fra serviceaftalen)
• Planlagt tid (fra kalenderen)
• Udførende medarbejder
• Debitor (læs mere om debitorer på særskilt hjælpeark)
• Besøgets status (gennemført, aflyst rettidigt, aflyst for sent)
• Flyttet? (efter borgers ønske/efter kontorets ønske)
• Takst
• Pris

Det kan konfigureres, hvilke konkrete oplysninger der vises og eksporteres.

Fx kan man sætte forskellige konfigurationer op til forskellige debitorer. Man kan så sortere tabellen med fakturaposter efter debitor, markere alle poster til en given debitor og eksportere netop de oplysninger om dem, som den pågældende debitor kræver.

Normalt kan hver medarbejder kun have én rute per dag. Det betyder eksempelvis, at hvis en medarbejder tager en ekstravagt og kører to ruter på samme dag (rute 1 og rute 2), så kan planlæggeren kun sætte medarbejderen på den ene rute i planlægningen. Hvis planlæggeren sætter medarbejderen på rute 1 og bagefter på rute 2, vil medarbejderen uden varsel forsvinde fra rute 1.

Denne kilde til forvirring og fejl elimineres med modulet Flere ruter til en medarbejder, fordi en medarbejder nu både kan have to (eller flere) dagsruter samme dag og flere faste ruter.

Hvad kan man med modulet?

Set fra medarbejderens perspektiv er der ingen ændring. Medarbejderen ser dagens opgaver i appen og skal ikke forholde sig til, hvilken rute de ligger på. Når planlæggeren sætter en medarbejder på en rute, vil rutens besøg på en konkret dag dukke op i medarbejderens app. Det er ikke synligt i appen, om besøgene kommer fra den ene eller den anden rute.

En medarbejder kan have flere ruter samme dag, også selvom de overlapper i tidsrum. I princippet kunne det betyde, at der ville ligge to besøg (fra to forskellige ruter) på samme tid i medarbejderens skema. Derfor får man som planlægger en advarsel, hvis man prøver at sætte en medarbejder på flere ruter, som overlapper i tid.

Advarsler gælder på tværs af organisationsenheder og vises i ruterubrikken på de dage, hvor der er et overlap. Eksempelvis i disse situationer:

• Er en medarbejder sat på to dagsruter, hvor tidsrummet overlapper, vises advarsler på den dato i ruterubrikken for de to ruter.
• Er en medarbejder fast på en rute og derudover afløser på en dagsrute, der ligger i den faste rutes aktive ugedage, og de to ruters tidsrum overlapper, vises en advarsel for ruterne på den relevante ugedag.
• Er en medarbejder fast på to ruter, der er aktive på samme ugedage (hverdag/weekend), og hvor tidsrummet overlapper, vises advarsler på alle de overlappende, aktive ugedage for ruterne. Er medarbejderen fjernet fra én af de faste ruter på en specifik dato, så vises der ikke en advarsel på denne dato.

Obs: Der findes et felt på ruten som hedder “Øvrige medarbejdere”. Dette er kun et tekstfelt, som kan fortælle, at der er en medarbejder mere på ruten. Det har ingen indflydelse på planlægning, advarsler osv.

1 Fakturering i PlanA

I fakturamodulet i PlanA genereres en fakturapost for alle kalenderbesøg. Fakturaposten indeholder alle oplysninger om besøget.

Når man har godkendt en gruppe fakturaposter, kan man i fakturamodulet eksportere dem til en komma-separeret fil, som man efterfølgende manuelt kan arbejde videre med frem mod fakturering.

Med tilkøbsmodulet Integration med Economic kan PlanA i stedet automatisk generere fakturaer i Economic. Du slipper for at skulle eksportere fakturaposter til en fil, som du selv skal arbejde videre med.

Tilkøbsmodulet har bl.a. disse funktioner:

• Privatkunder oprettet i PlanA oprettes automatisk i Economic ved fakturering
• Alle leverede besøg til samme kunde bliver til linjer i samme faktura, når de sendes til fakturering
• Fakturaen oprettes i Economic i en skabelon efter eget valg
  

2 Eksempel

Her ses i PlanA fire fakturaposter for kunden Aase Jensen svarende til privatbetalte ydelser. Fakturaposterne har status ”Godkendt” (dvs. de er godkendt til fakturering):

Aase Jensen er en ny kunde, der er oprettet i PlanA for nylig. Derfor har hun ikke noget Debitor-ID endnu (”Debitor-ID mangler”); dette nummer skal komme fra det eksterne fakturasystem.

Man markerer de ønskede fakturaposter, som man ønsker at sende til Economic, og så trykker man på ”Send til Economic”-knappen.

Herefter genereres automatisk en faktura i Economic (se næste side), og i PlanA skifter de afsendte fakturaposter status til ”Videreført”:

Bemærk at den nye kunde nu har fået et Debitor-ID fra Economic, som automatisk har oprettet kunden. Dette Debitor-ID er sat ind i fakturaposterne (og det kan også ses, hvis man åbner kunden).

I Economic kan man selv lave en skabelon for sin faktura. Når tilkøbsmodulet konfigureres, defineres det, hvilken fakturaskabelon PlanA skal bruge. Her ses den automatisk genererede faktura til Aase Jensen, som rummer de fire fakturaposter vist ovenfor:

Kundens Debitor-ID bliver til ”Client no.” i fakturaen. Hvis man i PlanA åbner kundens stamblad, kan man se, at dette Debitor-ID er blevet automatisk sat ind (nederste felt):

Hvis noget fejler i overførslen til Economic, vil fakturaposterne ikke skifte status til ”Videreført”. For privatbetalte ydelser vil man i stedet få en fejlbesked som vist her, og fakturaposterne forbliver i status ”Godkendt”:

For ydelser, som ikke er privatbetalte, og som altså skal faktureres til en debitor, som ikke er identisk med kunden selv, skal debitoren manuelt oprettes i Economic først, før man kan sende fakturaposterne over fra PlanA. Mere præcist skal debitorens Debitor-ID findes i Economic.

Hvis dette Debitor-ID ikke findes, vil debitoren ikke automatisk blive oprettet ligesom med de private kunder. Fakturaposterne vil forblive i status ”Godkendt til fakturering” og kan først sendes over, når Debitor-ID’et findes i Economic.

Klik først på RK-visningen nederst til højre. Så ser du både ruteplan og kort. Du kan zoome og flytte kortet både med knapperne til højre og med musens knap og rullehjul.

Vælg en rutegruppe eller mindst to enkeltruter i rutevælgeren; så viser kortet besøgene på disse ruter og rækkefølgen mellem dem. Besøg uden adresse tegnes ikke med.

Første besøg på ruten er nr. 1, det næste er 2 osv. Hvis den samme borger besøges flere gange på den valgte dato, vil det højeste nummer overskrive de tidligere. Hvis fx både rutens besøg nr. 2 og besøg nr. 7 er hos samme borger, vil der kun stå 7 i den tilsvarende cirkel.

Du kan holde musen over en cirkel og se tidspunkterne for besøgene hos denne borger. Her får Willy Rasmussen fx besøg både kl. 8:08 og kl. 14:20:

Rækkefølgen på ruten er altså 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, men fordi Willy både er nr. 2 og 7, er der en linje fra besøg nr. 1 til besøg nr. 7 og videre til nr. 3. Samtidig er der selvfølgelig en linje fra nr. 6 til nr. 7, rutens sidste besøg.

Kortet opdateres, mens du flytter på besøg i ruteplanen, så du kan hele tiden følge med og se konsekvenserne på kortet. Den samlede transport for de viste ruter vises øverst til venstre på kortet.

Hvis en rute har en start-/slutadresse, markeres adressen på kortet med et S i en firkant og en stiplet linje hen til første/sidste besøg på ruten:

Hvis du klikker på et besøg i ruteplanen, markeres det på kortet med en hvid cirkel:

Hvis du i borgertabellen nederst fremsøger en borger, som ikke ligger på en af de viste ruter på den valgte dag, så markeres borgerens adresse med en sort cirkel (og borgerens initialer), så du kan se, hvilke ruter der er tæt på. Det kan du fx bruge, når du skal planlægge en helt ny borger:

Når et besøg er valgt i ruteplanen

Når et besøg er valgt i ruteplanen (er i fokus), filtreres kortet efter dette besøgs starttidspunkt: Kortet viser nu kun besøg på de viste ruter, som er tæt på det valgte besøg i tid.

Hvis du fx overvejer at flytte det valgte besøg til en anden rute, får du på den måde hjælp til at se, hvor medarbejderne på de andre ruter befinder sig på cirka dette tidspunkt.

Du kan konfigurere denne filtrering ved at klikke på tandhjulet på kortet:

Så dukker dette panel op:

Hvis der er flueben i ”Vis transparent”, tegnes streger og cirkler svagere, jo længere væk fra det valgte besøg de er. Den valgte varighed (fx 1 time) definerer grænsen for, hvor tæt på i tid andre besøg skal være, før de bliver synlige.

Hvis du ønsker dette filter slået helt fra, så fjern fluebenet i ”Vis kun x timer før/efter besøg i fokus”. Så ser du stadig alle ruter i deres helhed, selvom du har et besøg i fokus.

Hvor er medarbejderne på et specifikt tidspunkt?

Du kan markere et vilkårligt tidsinterval ved holde Shift-tasten nede og klikke og trække med musen ude i tidsskalaen til venstre i ruteplanen. Det valgte interval markeres med en rød bjælke:

Kortet markerer nu med små ”spillebrikker”, hvor medarbejderne befinder sig ved starten af det valgte tidsinterval: Enten i gang med et besøg, på vej mellem to besøg eller fraværende (hvis ruten ikke er aktiv til den valgte tid). Her er de gule, røde og orange medarbejdere fx i gang med et besøg, mens de lilla, olivengrønne og blå er på vej mellem to besøg (og den mørkegrønne er ikke begyndt på sin rute endnu):

Du kan flytte bjælken op og ned med musen, hvis du holder Shift nede. Så vil du se, hvordan medarbejderne bevæger sig rundt i løbet af dagen – se dette videoklip:

Fjern det markerede tidsinterval igen ved at holde Shift nede og klikke i tidsskalen uden for den røde bjælke.

Ruteskitsen – kører du for meget i zig-zag?

I ruterubrikken ses en lille skitse af ruten (hvis der er plads). Skitsen viser en nedskaleret version af ruten, som den ser ud på kortet: Altså en lige linje tegnet ind mellem alle besøg på ruten:

Ruteskitsen kan give dig en hurtig, visuel indikation af, om der er meget zigzag-kørsel på ruten, eller om du ligefrem kører stjernekørsel.

Hvis du holder musen over skitsen, dukker et vindue op med en ruteanalyse, bl.a. med en ”zigzag”-score, som siger noget om, hvor meget det ser ud til, at ruten går i zigzag. Jo lavere zigzag-score, jo bedre – men typisk vil alt under 50% være fint, og det er langt fra sikkert, at ruten kan forbedres, selvom zigzag-scoren er høj. Den er kun ment som en måde at gøre opmærksom på, at du måske skal kigge på ruten.

Ruteanalysen fortæller dig også, hvor mange kilometers transport, der er på ruten, og om der tilsyneladende er ”omveje”: Dvs. besøg (eller grupper af besøg), som ligger relativt langt væk fra besøgene før og efter. Du får altså på den måde nogle forslag til, hvilke besøg du evt. kunne flytte for at skabe mindre zigzag-kørsel.

I ruteanalysen ovenfor er besøg nr. 4 hos Vivi Struwe kl. 10:14 tilsyneladende en omvej. Det ser også sådan ud på kortet her, hvor besøg nr. 4 ikke ligger tæt på hverken besøg nr. 3 eller 5:

Til gengæld ligger det tæt på besøg nr. 1, og man kunne derfor undersøge, om besøg nr. 4 hos Vivi i stedet kunne flyttes op og tages enten som det første på ruten eller lige efter det nuværende første besøg.

I dette eksempel viser det sig, at det er muligt at flytte rundt og lade Vivi være det første besøg på dagen, og så kommer ruten til at se sådan ud:

Ruteanalysen viser som forventet en lidt lavere zigzag-score, en omvej mindre og mindre transport (NB: besøg nr. 8 på kortet er samme sted som nr. 3, og derfor overskriver 8-tallet 3-tallet):

Ligger et besøg bedre på en anden rute?

Det kan også være, at du ikke kan flytte besøget hos Vivi i tid, men at det måske kunne flyttes til en anden rute.

Det kan du undersøge ved at klikke på besøget i ruteplanen; så filtreres de andre ruter på kortet, så besøg kun vises, hvis de ligger tæt på det markerede besøg hos Vivi i tid. På den måde kan du se, hvor de andre ruters medarbejdere befinder sig på cirka dette tidspunkt, og om en af dem eventuelt er lige i nærheden og ville kunne overtage besøget hos Vivi.

Her ligger besøg nr. 4 og især nr. 5 på den grønne rute tæt ca. på samme tidspunkt som besøget hos Vivi (nr. 4 på den gule rute). Måske kunne Vivi flyttes over på den grønne rute, hvor medarbejderen alligevel er i nærheden på samme tid?

• Overenskomsten afgør, om arbejdstiden beregnes efter de konkrete besøg på ruten (direkte efter rute) eller efter en fast vagtplan (efter aftale/registrering).
• Vælg desuden, hvilke typer af aktiviteter, det er relevant at kunne registrere tid for i denne overenskomst; standardarbejdstid, ferie, sygdom, overarbejde, ventetid osv.
• Åbn derefter hver medarbejder via Personale-fanen og tilknyt en overenskomst.

Opret herefter en rullende vagtplan for hver medarbejder

Åbn medarbejderen via Personale-fanen. Indtast vagtplanens arbejdstider nederst:

Hvis rulleplanen strækker sig over mere end én uge, så klik på + (markeret med gult ovenfor). Datoinformationen nederst viser, hvornår rulleplanens Uge 1 starter (ovenfor er det uge 33).

• De ugedage, hvor medarbejderen ikke er på arbejde, skal fluebenet fjernes.

• Hvis en vagt strækker sig hen over midnat, så sæt et + foran sluttidspunktet – som vist her:

Den samlede vagtplan for alle medarbejdere kan vises via fanen Arbejdstid (uge). Vælg en dato i datovælgeren, og så vises den samlede vagtplan for denne dato og en uge frem.

Fravær oprettes via Arbejdstid-fanen

• Find medarbejderen og vælg en periode via fra- og til-datoerne øverst til venstre.

• Markér fraværsdagene ved at klikke og holde museknappen nede mens du trækker hen over de tilsvarende linjer i tabellen; de valgte linjer bliver blå.

• Højreklik herefter på en af de blå linjer; vælg Sæt status og vælg herefter fraværstypen:

Arbejdstid-fanerne viserarbejdstidenfor én eller flere medarbejdere

• Arbejdstid-fanen: Viser arbejdstiderne for én medarbejder i et datointerval.
• Arbejdstid (dag) fanen: Viser arbejdstiderne for flere medarbejdere på én dag.
• Arbejdstid (uge) fanen: Viser arbejdstiderne for en uge for flere medarbejdere.

Ændringer i arbejdstid

Arbejdstiden for en konkret dag kan tilrettes ved at dobbeltklikke på den i tabellen og redigere tiden i vinduet. Hvis medarbejderen en bestemt dag skal arbejde på et andet tidspunkt, så taster man det ind i under Aftalt Arbejdstid. Husk at trykke ”Opdatér” til sidst.

Arbejdstid-fanerne opererer med forskellige kategorier af tid:

• Rutens arbejdstid: Tiden fra rutens første besøg starter til sidste besøg slutter.
• Norm arbejdstid: Arbejdstiden der er defineret i medarbejderens vagtplan (se længere oppe).
• Aftalt arbejdstid: Specifikke ændringer som kan tastes ind på dagen i smartboardet (se længere oppe). Hvis der ingen ændringer er, svarer den til norm tid.
• Rapporteret arbejdstid: Medarbejderen kan via app’en indrapportere sin faktiske arbejdstid for en given dag.

Den endelige arbejdstid, som kan bruges til at beregne løn ud fra, er:

Rutens arbejdstid hvis overenskomsten er ”efter rute”
    ellers
rapporteret arbejdstid hvis den er indtastet
    ellers
aftalt arbejdstid hvis den er indtastet
   ellers
norm arbejdstid fra medarbejderes vagtplan

Løntimer og indtastning af ændringer

Løntimer-fanen bruges til at se timerne indenfor de forskellige aktiviteter (standard, transport, overarbejde…). Timerne er desuden delt ind i intervallerne dag (05-18), aften (18-22) og nat (22-05).

Dobbeltklikker man på en række får man en tabel med timerne. De viste typer af aktiviteter kommer fra den valgte medarbejders overenskomst. Tabellen kan ”foldes ud”, så alle aktivitetstyper vises. Dette til- og fravælges via fluebenet i ”Vis kun poster fra aktuel overenskomst”. Fluebenet ved ”Vis kun poster med timer” styrer, om tomme linjer vises eller ej. Der kan redigeres i tabellen ved at dobbeltklikke på et felt og skrive et nyt timetal.

Eksport af timer fra Løntimer-fanen

For at eksportere arbejdstiderne til Excel åbnes Løntimer-fanen. Her kanposterne godkendes, videreføres og eksporteres. Øverst er et filter som viser poster, der er ”klar til godkendelse”, ”godkendt til løn” eller ”videreførte”. En række gives manuelt ny status i flere trin, så man kan holde styr på, hvilke rækker er blevet godkendt og eksporteret (videreført):

• Klar til godkendelse -> godkendt til løn -> videreførte

Processen for at godkende og eksportere er:

• Fremsøg medarbejder og datointerval.
• Eventuelle ændringer skrives ind (se ovenfor om ændringer i løntimer).
• Sæt filter til ”klar til godkendelse”, markér rækker og tryk ”Godkend valgte”.
• Sæt filter til ”godkendt til løn”, klik på ”Eksportér” knappen øverst og gem excel-filen.
• Markér rækker og tryk ”Viderefør valgte”

De rækker og kolonner som ses i fanen bliver eksporteret til en Excel-fil, som kan bruges i et eksternt lønsystem eller direkte i Excel.

Transportberegningerne er baseret på, at hver indtastet adresse omsættes til en GPS-adresse. GPS-adressen slås automatisk op i Googles online korttjeneste.

Transporttid mellem besøg afhænger af rutens transportform og beregnes via værktøjet Open Street Map. Transporttiden er ”rå transporttid” uden tid til eksempelvis at komme ind og ud af bilen. For cykel og gåben regnes ud fra nogle faste hastigheder. Derfor kan transporttiden adskille sig fra for eksempel Google og Krak.

Dette modul tilføjer fleksibilitet og konfigurationsmuligheder vedrørende transportberegningerne. Samtidig forbedres overblikket over transporten på printede kørelister og på dagsrutefanen.

Hvad kan man med modulet?

Der er disse nye funktioner i modulet:

• Muligt at ændre transportform for en rute for en enkelt dag
• Sætte start- og slutadresse på en rute, så der tilføjes transporttid før første og efter sidste besøg
• Intern tid kan fritages fra transportberegningen
• Overblik over den samlede beregnede transport (tid og kilometer) på en given dato og rute
• Konfigurerbar hastighed for bil, cykling og gang
• Mulighed for at tilføje ekstratid som standard til alle de rå transporttider, eksempelvis 1 minut til afgang/ankomst

Sådan bruger du funktionerne:

Sæt transportformen for en rute for en specifik dag

På Planlægningsfanen højreklikker du på ruterubrikken for den relevante rute og vælger “Sæt afløser på den valgte dato”. Her kan du så sætte dagens transportform:

Sæt start- og slutadresse for en rute

Man kan sætte start- og slutadresse for en rute, så der tilføjes og vises transporttid før første og efter sidste besøg. Det gøres ved at åbne og redigere en rute under Administrationsfanen og underfanen Ruter.

Enten kan man give ruten sin egen adresse og bruge den, eller også kan man bruge rutens medarbejders adresse:

Rutens adresse skal vælges blandt de organisationsenheder, I har defineret under Administrations-fanen og underfanen “Intern tid”.

Intern tid kan fritages fra transportberegningen

Hvis man ikke vil lade intern tid indgå i transportberegningen, kan man definere, at den er “uden sted”. Det gøres under Administrations-fanen og underfanen “Intern tid”.

Dobbeltklik her på en af de organisatoriske enheder, I har defineret her, så I kan se de typer af intern tid, denne enhed har:

Dobbeltklik på en af dem for at redigere den. Så vil der være en checkbox, der hedder “Uden sted”, hvor man kan sætte flueben – enten på forsiden eller under Detaljer:

Overblik over den samlede beregnede transport

På Dagsrutefanen får man et overblik over den samlede transporttid og -distance fordelt per dato og rute:

Konfigurerbar hastighed for bil, cykling og gang

Det er muligt at skalere alle transportberegninger lidt op eller ned med en passende faktor. Hvis fx jeres transportberegninger for kørsel i bil konsekvent ligger en smule for lavt, kan man gange alle beregningerne for kørsel med en lille konstant, så de bliver lidt højere.

Denne tilpasning skal ske på systemniveau og kan ikke foretages af kunden selv, så tag fat i Alexandra Instituttet.

Ekstratid til alle de rå transporttider

Hvis man fx har brug for at tilføje 1 minut til alle beregnede transporttider for at have tid til afgang/ankomst hos kunden, så kan det indstilles.

Denne tilpasning skal ske på systemniveau og kan ikke foretages af kunden selv, så tag fat i Alexandra Instituttet.

Der er mange steder stort fokus på at reducere antallet af medarbejdere, som hver borger får besøg af.

Modulet registrerer i en såkaldt besøgsprofil, hvor mange forskellige medarbejdere hver borger møder per uge – delt ind efter organisationsenhed og vagtlag (dag/aften/nat) – og understøtter fire forskellige arbejdsgange for disponenten, så det bliver nemmere at arbejde efter at reducere antallet af forskellige medarbejdere i borgers hjem.

Introduktion

Besøgsprofilen udregnes, så man både kan se tallene for planlagte besøg bagud i tid og planlagte besøg en uge frem.

Modulet understøtter fire forskellige arbejdsgange for disponenten, så det bliver muligt at planlægge efter målet om færrest mulige forskellige medarbejdere i borgers hjem. Arbejdsgangene er:

1. Se besøgsprofil (se antal forskellige medarbejdere i borgerens hjem)
2. Sæt et mål (max antal forskellige medarbejdere) for en borger
3. Se målopfyldelse på tværs af borgere (sammenligning mellem borgere: hvilke borgere har set for mange forskellige medarbejdere i den seneste periode)
4. Flyt besøg (se hvilke andre medarbejdere, borgeren oftest har haft besøg af)

Hvis du vil arbejde med besøgsprofiler på Planlægningsfanen, skal du klikke på denne ikon nederst til højre:

Hvert besøg ligger på en rute, og det er rutens tidsrum, der bruges til at afgøre, hvilket vagtlag besøget tæller med i. Hvis (midtpunktet af) rutens tidsrum ligger i dagvagten, tælles besøget med som et dagsbesøg; tilsvarende hvis rutens tidsrum ligger i aften- eller nattevagten.

Besøget tælles med hos den organisationsenhed, som er ansvarlig for det. Hvis flere enheder er ansvarlige for det, tælles det med hos hver af dem.

Se besøgsprofilen for en borger

Man kan åbne en borgers Besøgsprofil på to måder. Enten ved at højreklikke på et besøg i Planlægningsfanen og vælge Vis Besøgsprofil..:

.. eller ved at dobbeltklikke på en borger i tabellen på Besøgsprofiler-fanen. Besøgsprofilen ser sådan ud:

Besøgsprofilen dukker op i et selvstændigt vindue, som forbliver åbent, og som opdateres automatisk, hvis en ny borger bringes i fokus på Planlægningsfanen.

Besøg tælles med i det organisationsniveau, som serviceaftalen tilhører. Derfor skal du vælge den relevante organisationsenhed (Leverandør).

Søjlediagrammet

Søjlediagrammet i midten viser antal forskellige medarbejdere, som har været hos borgeren i de nævnte uger fordelt på dag-/aften- og nattevagterne, samt hvor mange besøg de har taget.

Fx har der i dette eksempel i uge 41 været 3 forskellige medarbejdere i dagvagten (til 16 besøg) og 1 medarbejder (til 5 besøg) i aftenvagten (og ingen besøg i nattevagten):

Man kan holde musen over en søjle i diagrammet og få informationen specificeret:

Man klikker af i checkboxene øverst i vinduet, hvilke vagtlag man vil have vist, og hvor mange uger, man vil se, samt hvilken leverandør (organisatorisk niveau):

Hvis du bruger RB-visningen, vises søjlediagrammet også under borgerens kalender (dog uden valgmuligheder):

Tabellen

Tabellen nederst på besøgsprofilen viser de specifikke medarbejdere, som har været hos borgeren i de viste uger. Den kan sorteres på tre forskellige måder:

1. Sorteret efter antal besøg:

2. Sorteret alfabetisk (dog står ”Ukendt” øverst):

3. Sorteret så hver medarbejder altid står på samme række på tværs af ugerne:

For de to nederste er der en stjerne ved den medarbejder, som har haft flest besøg den pågældende uge.

Visningen vælges øverst i vinduet:

Opsætning af mål for en borger

Der er stor forskel på, hvor megen hjælp borgerne modtager, og derfor også på, hvor få medarbejdere borgerne realistisk kan komme ned på. Uanset hvor godt du planlægger, er du nødt til at bruge flere medarbejdere hos en meget pleje­krævende borger, mens du hos en borger, der kun modtager lidt hjælp, nemmere kan nøjes med at bruge ganske få medarbejdere. Derfor kan du med modulet sætte individuelle mål for bor­gerne.

Man kan fx sætte et mål for en borger, hvis man vil holde øje med, om der kommer for mange forskellige medarbejdere hos borgeren. Der kan sættes forskellige mål for dag-, aften- og nattevagten. Målet betyder:

Max antal forskellige medarbejdere over 4 uger

Perioden på 4 uger kan konfigureres.

Borgerens mål ses på næstøverste linje i besøgsprofilen. Hvis der ikke er sat et mål for dag-, aften- eller nattevagten, er det tilsvarende felt gråt og tomt. Hvis der er sat et standardmål på borgerens organisationsenhed (se næste afsnit), som borgeren ”arver”, ses målet men feltet er gråt:

Man sætter et individuelt mål ved at dobbeltklikke i feltet og taste målet. Er der sat et individuelt mål, er feltet hvidt:

Sætter man flueben i feltet ”Vis målopfyldelse (historik)” øverst i vinduet, ser det sådan ud:

Nu viser hver søjle en periode på 4 uger. Fx viser søjlegruppen til venstre ugerne 38-41. Den blå søjle helt til venstre viser, at i dagvagten i ugerne 38, 39, 40 og 41 har der været 62 besøg, som 4 forskellige medarbejdere har klaret. I de samme uger har der været 20 besøg i nattevagten, som blev klaret af 1 medarbejder.

Man sætter jo et mål for en borger for en 4-ugersperiode, og derfor giver det kun mening at sammenligne antal forskellige medarbejdere med målet, hvis man kigger på en 4-ugersperiode. Dag-, aften- og nattevagterne kan have forskellige mål og vises derfor i forskellige søjler.

Man kan her se en historik for, hvordan borgeren har ligget i forhold til sit mål, hvis man kigger nogle uger tilbage. Målet vises som en rød, stiplet linje. Den aktuelle (indeværende) fireugersperiode ses i søjlegruppen til højre. De andre søjler viser fireugers-perioder bagud i tid.

Man kan opdatere Besøgsprofilens mål uden at lukke vinduet ved at trykke på ”Opdatér (lukker ikke)”-knappen nederst.

Mål sat på organisatorisk enhed

Man kan også sætte et ”standard”-mål for en hel organisatorisk enhed. Hvis dette gøres, får alle borgere på dette niveau dette mål, medmindre der sættes et individuelt mål for dem.

Et standardmål sættes på via Administrations-fanen og underfanen Organisatorisk niveau. Her højreklikker man på en organisationsenhed og vælger ”Standardmål for besøgsprofil”:

Herefter kan man sætte sine mål ved at dobbeltklikke i felterne for Dag, Aften og Nat:

Målopfyldelse på tværs af borgere: Fanen Besøgsprofiler

På Besøgsprofiler-fanen ser man informationer på tværs af borgerne og deres mål.

Man ser tal for en fireugersperiode og kan vælge øverst, hvornår denne periode skal slutte i forhold til dags dato (så man kan kigge bagudrettet eller også tage den kommende uge i betragtning).

Tabellen viser så bl.a. antal besøg i den periode, antal forskellige medarbejdere og en beregning af antal besøg per medarbejder (hvor mange besøg har hver medarbejder taget i gennemsnit). Samt borgerens mål for den valgte vagt-periode (dag/aften/nat vælges øverst), hvis det er sat:

Hvis en borger ligger klart under sit mål, får værdien i kolonnen ”Antal medarbejdere” ingen baggrundsfarve. Er man inden for 10% af målet (grænsen), farves man gul. Og er man over målet, farves man rød.

Det er nok mest naturligt at vælge et specifikt organisatorisk niveau på ”Organisatorisk fokus”-knappen nederst til venstre, nemlig det niveau som borgernes mål er sat for (det viste mål er en sum over alle mål sat for borgeren på det aktuelle niveau og alle underniveauer, dvs. dem der er nævnt i tabellens Leverandør-kolonne.). Hvis man har fokus på flere organisatoriske niveauer, summeres tallene fra besøgsprofilerne for alle de valgte niveauer, hvor borgeren har besøg.

Flyt besøg

Når man er på Planlægningsfanen og overvejer at flytte et besøg, kan man få beslutningsstøtte.

Aktivér Besøgsprofil-visningen (rød cirkel på figuren nedenfor). Vælg RB-visningen, så man også ser borgerkalenderen, og klik på det borgerbesøg, man overvejer at flytte (uden at flytte det).

Så ser man et søjlediagram nederst i højre hjørne af Planlægningsvinduet, der viser information om antal forskellige medarbejdere de seneste fire uger:

Hver søjle i diagrammet viser antal forskellige medarbejdere i den pågældende uge, og hvor mange besøg de har dækket (fx betyder 3/16, at 3 forskellige medarbejdere har dækket 16 besøg). Man vælger, hvor mange uger bagud (antal søjler) man vil se, ved at bruge pilene ved siden af tallet 4 øverst. Her vælger man også organisatorisk niveau. Mouse-over på en søjle giver mere information.

Hvis man sætter flueben i ”Vis mål”, får man en søjle mere yderst til højre:

Denne søjle viser den aktuelle fireugers periode samt målet (rød, stiplet linje), hvis der er sat et mål for borgeren.

Det giver kun mening at sammenligne målet med en periode på fire uger, fordi målet er defineret som max antal forskellige medarbejdere over fire uger. Derfor vises målet ikke over de øvrige søjler, som jo kun dækker én uge hver.

Oplysninger i ruterubrikken

I ruterubrikken for hver rute vises informationer om, hvor ofte rutens medarbejder har besøgt den borger, der er i fokus. Det betyder, at når man vil flytte et besøg, får man hjælp til at kunne vælge en medarbejder, som borgeren har set før.

Der skelnes mellem gennemførte og planlagte besøg. Dvs. fx 37|24 betyder, at medarbejderen i de foregående 4 uger og i denne uge (til og med i går) har gennemført 37 besøg hos borgeren, samt at medarbejderen i næste uge og i denne uge (fra og med i dag) har planlagt 24 besøg hos borgeren.

Hos den medarbejder, som har haft flest gennemførte besøg hos borgeren i perioden, markeres disse tal med hvid baggrund (Janne Jensen på Århus rute 05 i dette eksempel):

Desuden vises en hvid firkant med et tal i. Tallet viser, hvor mange uger det er siden det seneste gennemførte besøg hos borgeren fandt sted. Hvis det fx er uge 25 nu og seneste besøg var i uge 24, vil tallet være 1.